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El “tres” es un número mágico. Eso se sabe, al menos, desde hace más de 2.500 años: desde el filósofo, matemático y geómetra Tales de Mileto, quien deseaba para aquellos a los que quería tres cosas: salud, riqueza y entendimiento; nada lejano evidentemente a nuestro “salud, dinero y amor”. La esencia de la felicidad humana la cifraba nuestro Baltasar Gracián en tres palabras: santidad, salud y sabiduría.
El “tres”, ese signo sinuoso, es un guarismo misterioso, es el símbolo de la divinidad: Padre, Hijo y Espíritu Santo. Tres son las potencias del alma y cuatro veces “tres” el número de los apóstoles; siguiendo en la línea: “tres” las cruces del Gólgota, “tres” las renuncias de Pedro, treinta y tres la edad de Cristo,…
“Diga treinta y tres” nos prescribe el médico; “tres” son los famosos mosqueteros; “tres tristes tigres”: un trabalenguas endiablado,… Pero no sigamos por ese camino.
¿Cómo escribir con claridad, concisión y corrección mensajes electrónicos?
A este punto queríamos llegar. Y de nuevo el “tres”: claridad, concisión, corrección.
En el mundo de las comunicaciones empresariales escritas, apegarse al “tres” es algo necesario e imprescindible. Veámoslo: en primer lugar y en numerosas ocasiones, en tales comunicaciones emisor y receptores son personas muy ocupadas que disponen de tiempo tasado. La conocida “regla de las tres oraciones” adquiere, por lo tanto, toda su importancia.
- Eliminar lo superfluo en el encabezamiento.
¿Es necesario iniciar el escrito con un “querido” o “querida” si el receptor no es su abuelo o su abuela? Otro tanto cabría decir, a no ser que el escrito sea muy formal, del “estimado”/ “estimada”.
Basta con dirigirse al destinatario por su nombre y, si el entorno es familiar, con un “hola” o “buenos días”.
- Exponer el “por qué” en la primera oración.
Se justifica así la razón por la que se interrumpe la tarea de quien lee el mensaje; es una de las normas de la buena educación y cortesía comunicativa. Esta primera frase debería contener estos dos aspectos:
- ¿Por qué debe leerse el mensaje?
- ¿Qué se comparte con el destinatario o destinatarios: responsabilidades, intereses, logros, problemas,..?
- Presentarse: ¿”quién soy”?, en la segunda oración.
Trate de responder a la pregunta que se hará el receptor: “¿quién es esta persona que me escribe?” Identifíquese en sus rasgos esenciales, pero sin ser exhaustivo; no se trata de que le incluya todo su largo currículo. El grado de conocimiento mutuo es la regla de oro para acertar.
- Explicar el “qué” en la tercera oración.
Hágalo de forma clara y directa, evite los rodeos y disculpas. Nada de un larguísimo “¿Estarías dispuesto a dedicarme unos minutos de tu apretada agenda este viernes para ver de encontrar una posible solución a...?” La respuesta podría exigir intercambiar tres correos más un retraso en el fin de la jornada laboral previa a un fin de semana.
Si el objetivo fuera pedir consejo, no se limite a preguntar: “¿Podría hacerle una pregunta para conocer su opinión sobre…?” Haga la pregunta. Imperdonable también esta otra frase: “Probablemente estés ahora muy ocupado para entretenerte con este problema, pero…”
La clave del “asunto”
Dilucidados el “por qué”, “quién” y “qué”, solo queda concretar en breves palabras el “asunto” del mensaje de forma que se manifieste su relevancia. Deben considerarse tres aspectos al redactarlo:
- Que se elimine rápido la consideración de spam.
- Que atraiga su lectura y no la ignore.
- Que inicie la comunicación.
Otros consejos útiles
- Amplios espacios hacen la lectura agradable. ¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico que constara de un largo párrafo de 180 palabras? No agreda a su destinatario. Coloque una línea en blanco tras cada oración de su correo electrónico.
- No escriba una posdata si no es un mensaje de ventas o marketing. Decida en cambio la conveniencia de insertar archivos adjuntos.
- Asegúrese de tener la dirección de correo electrónico correcta.
- Incluya la dirección de su correo electrónico y su web en la firma.
Y siempre, antes de presionar el "Enviar", relea varias veces su escrito hasta encontrarlo plenamente satisfactorio. En sus manos está la oportunidad de establecer una conexión con otra persona, y tal oportunidad dura aproximadamente diez segundos; no los desaproveche. Vale la pena el esfuerzo. Comience ya a usar la estrategia mágica de las tres oraciones, ¡y dígame cómo le funciona! Gracias.
